Vom Erstgespräch zum Notartermin
Wie ein Wiener Premium-Immobilien-Mandat tatsächlich abläuft.
01Vorab
Ein Mandat ist kein Inserat-Klick
Der Unterschied zwischen einer Maklertätigkeit und einem Mandat ist nicht juristisch. Er ist haltungsbezogen. Wer als Käufer ein Mandat erteilt, sucht keine Vermittlung, er sucht eine Begleitung über Monate, mit klarer Diskretionsbasis, einer abgestimmten Mandantenkenntnis und einer Person, die das Mandat als Verpflichtung versteht, nicht als Akquise.
Wir beschreiben hier den Weg, wie er bei uns abläuft. Andere Häuser handhaben es ähnlich, manche straffer, manche lockerer. Was hier steht, ist nicht „die Wahrheit", sondern eine ehrliche Aufstellung unseres Arbeitsmodells.
Das Erstgespräch
45 bis 90 Minuten, ohne Verkaufsdruck, ohne Pitch. Wir hören zu. Was suchst du, warum jetzt, was ist die Lebenssituation, was sind die Nicht-Verhandlungspunkte? In diesem Gespräch entscheidet sich, ob ein Mandat überhaupt sinnvoll ist. Wir nehmen nicht jeden Käufer an. Wenn wir merken, dass das Mandat nicht zur Praxis passt, weil die Vorstellungen unrealistisch sind, weil die Diskretionsanforderungen nicht zur Bezirkswahl passen, weil die Entscheidungsstruktur unklar ist. Empfehlen wir einen anderen Weg.
Das Erstgespräch endet ohne Vertrag. Beide Seiten haben eine Woche Zeit, intern zu klären, ob die Zusammenarbeit sinnvoll ist.
Mandats-Klärung
Zwei Wochen nach dem Erstgespräch sitzen wir wieder zusammen. Diesmal sehr konkret: Suchprofil schriftlich, Budget-Range mit Eigenkapital-Anteil, Finanzierungspartner geklärt (Bank oder Family-Office), Entscheidungsträger benannt (Käufer allein, Käufer plus Ehepartner, Gesellschafterstruktur). Wir klären die Mandatsform, exklusiv oder offen, befristet oder unbefristet. Bei Off-Market-relevanten Anfragen empfehlen wir immer exklusiv und befristet auf neun Monate.
Am Ende dieses Termins steht der Mandatsvertrag. Klare Honorarstruktur (in Wien marktüblich 3 Prozent zzgl. USt. der Käuferseite, manchmal anders gestaffelt), klare Ausstiegsklauseln, klare Dokumentationspflichten.
„Ein Mandat ohne klare Honorarstruktur ist ein Mandat ohne Verbindlichkeit."
Aktive Suche
Jetzt beginnt die Arbeit, die kein Käufer von außen sieht. Wir aktivieren das Netzwerk, sprechen mit Verkäufer-Vermittlern, Anwälten, Vermögensverwaltern. Wir prüfen Portal-Inserate auf Mandatspassung, ohne dass der Käufer jedes Inserat selbst durchgehen muss. Wir gehen zu Vor-Vorbesichtigungen, alleine, ohne den Mandanten, und filtern.
Für ein durchschnittliches Mandat schauen wir uns intern 30 bis 80 Objekte an. Dem Mandanten zeigen wir am Ende 3 bis 8. Das ist der Kern unseres Werts: nicht zeigen, was es gibt, sondern filtern, was relevant ist.
Besichtigung & Due Diligence
Besichtigungen sind in unserer Praxis nie zufällig terminisiert. Wir gehen zur richtigen Tageszeit (Süd-Wohnung um 14 Uhr, Hof-Wohnung um 11 Uhr, lärmsensible Lage zur Hauptverkehrszeit). Wir bringen einen Bauphysiker mit, wenn die Sanierungs-Erwartung relevant ist. Wir prüfen Energieausweis, Grundbuchsauszug, Wohnungseigentumsvertrag, ggf. Hausordnung und Rücklagenkonto.
Die Due Diligence vor Kaufvertragsentwurf dauert in unserer Praxis 5 bis 15 Werktage. Wir empfehlen Mandanten regelmäßig, kein Objekt zu kaufen, das diese Frist nicht aushält, egal, wie groß der Verkaufsdruck der Gegenseite ist.
Verhandlung
Die Verhandlung in Wien folgt eigenen Regeln. Im Premium-Segment ist der Preisabschlag vom Angebotspreis selten unter 5, selten über 12 Prozent, außer bei Spezialsituationen (Erbsachen, Scheidung, Auslandseigentümer mit Verkaufsdruck). Was wichtiger ist als der Preis: die Nebenpunkte. Übergabezeitpunkt, eingebaute Möblierung, ggf. Reparaturen vor Übergabe, Kostentragung Energieausweis.
Unsere Erfahrung: Käufer fokussieren zu stark auf den Preis und unterhandeln die Nebenpunkte. Eine elegante Verhandlung holt 30 bis 40 Prozent ihres wirtschaftlichen Werts aus den Nebenpunkten heraus. Nicht aus dem Headline-Preis.
Notar & Übergabe
Notartermin in Wien typisch 4 bis 8 Wochen nach Einigung. Wir empfehlen jedem Mandanten einen eigenen Vertragserrichter. Nicht den vom Verkäufer vorgeschlagenen. Das ist kein Misstrauen, das ist Sorgfalt. Beim Notartermin selbst sind wir dabei, klären letzte Punkte, koordinieren Kaufpreiszahlung über Treuhand.
Die Schlüsselübergabe ist der einzige sentimentale Moment im Mandat. Wir sind dabei, machen ein Foto auf Wunsch, übergeben den Mandantenordner mit allen Unterlagen, Energieausweis im Original, Grundrisspläne, Sanierungs-Empfehlungen, Handwerker-Empfehlungen, Stromanbieter-Wechsel-Formular. Klein, aber Mandanten erinnern sich daran.
Was ein Mandat wirklich kostet
Drei bis neun Monate Zeit. 3 Prozent zzgl. USt. der Käuferseite. Und die Bereitschaft, mit einer Person zusammenzuarbeiten, die dich besser kennt als dein Steuerberater. Wer das nicht will, kauft besser allein über Portal-Inserate, das funktioniert auch, kostet weniger, dauert oft länger und endet öfter beim falschen Objekt.
Wer ein Mandat erteilt, kauft am Ende oft das Objekt, das er ohne Mandat nie gefunden hätte. Das ist nicht der einzige Wert eines Vermittlers, aber es ist der Wert, der ein Honorar rechtfertigt. Alles andere ist Service-Drumherum.
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